Istilah “high reliability” menggambarkan sebuah budaya organisasi yang berusaha untuk mencapai kinerja dan keselamatan yang tinggi, bebas dari kesalahan dalam setiap prosedur, setiap saat – semua dapat beroperasi dilingkungan yang kompleks, berisiko tinggi atau berbahaya. Sehingga High Reliability Organization (HRO) adalah organisasi dengan sistem yang dapat diprediksi dan berulang yang mendukung operasi yang konsisten sambil menangkap dan memperbaiki kesalahan yang berpotensi bencana sebelum terjadi.
Teori HRO mengalir keluar dari Teori Kecelakaan Normal, yang menyebabkan sekelompok peneliti di University of California, Berkeley (Todd LaPorte, Gene Rochlin, dan Karlene Roberts) untuk mempelajari bagaimana organisasi yang bekerja dengan sistem yang kompleks dan berbahaya beroperasi bebas dari kesalahan. Mereka meneliti tiga organisasi: kapal induk nuklir Amerika Serikat (dalam kemitraan dengan Laksamana Muda (purn. ) Tom Mercer di USS Carl Vinson), sistem Kontrol Lalu Lintas Udara Administrasi Penerbangan Federal (dan penerbangan komersial lebih umum), dan operasi tenaga nuklir (Pacific Gas and Electric’s Diablo Canyon reactor).
Dari sini maka, high reliability seringkali digambarkan sebagai kondisi kesadaran yang terus-menerus dalam suatu organisasi. Organisasi dengan keandalan tinggi menumbuhkan ketahanan dengan tanpa henti memprioritaskan keselamatan daripada tekanan kinerja lainnya. Contoh klasik adalah bahwa dari kapal induk militer sebagaimana hasil penelitian tersebut di atas. Meskipun tekanan produksi yang signifikan (pesawat lepas landas dan mendarat setiap 48-60 detik), kondisi terus berubah, dan struktur organisasi hirarkis, semua personil secara konsisten memprioritaskan keselamatan dan memiliki otoritas dan tanggung jawab untuk membuat penyesuaian operasional real-time untuk menjaga operasi aman.
Sehingga, keandalan yang tinggi tersebut dijelaskan sebagai kondisi perhatian terus-menerus dalam suatu organisasi. Organisasi dengan keandalan tinggi memupuk ketahanan dengan memprioritaskan keselamatan tanpa henti dengan tekanan kinerja lainnya. Sehingga secara khusus, HRO sering disematkan kepada berbagai jenis organisasi seperti : rumah sakit, industri reaktor nuklir, industri penerbangan, menara pengendali pesawat di airport, industri kimia berbaya, pemadam kebakaran dan lain sebagainya, yang memang secara natural memerlukan kecermatan tingkat tinggi.
Prinsip HRO
Namun jika kita melihat prinsip dari HRO lebih lanjut, maka sesungguhnya HRO sangat fleksibel dan dapat diterapkan disemua jenis organasi apapun juga. Meskipun sudah barang tentu, dimodifikasi dan disesuaikan dengan realitas dalam masing-masing organisasi.
Mengapa demikian? Karena sesungguhnya HRO ini adalah anomali. Dia berada dalam jenis lingkungan yang sangat kompleks dan berkembang pesat di mana Anda akan mengharapkan kekacauan untuk menang. Tapi ternyata tidak. HRO mampu mengatasi dengan sukses dengan kondisi yang tidak terduga. Itulah yang membuat realitas dari organisasi-organisasi yang tidak biasa ini begitu menarik untuk diimplementasikan, diberbagai jenis organisasi.
Menurut Weick, Karl dan Kathleen Sutcliffe, ada lima prinsip dalam HRO.
- Preoccupation with Failure (Selalu Memikirkan Potensi Kegagalan)
Kegagalan perlu diantisipasi. Sebab sistem dalam organisasi modern biasanya rumit, dan mereka sering mengalami kegagalan. HRO fokus seperti laser yang menembak pada kegagalan; mereka memberikan “perhatian terus menerus terhadap anomali yang bisa menjadi gejala masalah yang lebih besar.” Wawasan dasar di sini adalah bahwa masalah besar tidak muncul sepenuhnya terbentuk dalam sekejap.
Mereka hampir selalu didahului oleh masalah yang lebih kecil atau anomali, atau bukti yang akan menunjukkan masalah besar jika diberi perhatian yang tepat. Apa yang HROs TIDAK lakukan adalah mengasumsikan bahwa jika kontrol di tempat berhasil menahan kegagalan, semuanya benar.
Mereka melihat lebih dalam ke dalam insiden untuk menemukan penyebab yang mendasarinya. Mereka juga tidak menyatukan kegagalan dengan elemen-elemen umum yang lain ke dalam kelas yang semuanya sama. Bukti dikumpulkan dan dievaluasi.
- Reluctance to Simplify (Keengganan untuk Menyederhanakan)
Kesederhanaan itu adalah kunci. Kompleksitas berarti bahwa organisasi memiliki banyak sumber kegagalan potensial, dan HROs tidak menerapkan istilah umum untuk menggambarkannya. Ini adalah respons yang umum dan nyaman terhadap masalah untuk menyebutkan jenis penyebab umum dan menganggapnya sebagai solusi, misalnya, ‘bank memiliki sistem alarm canggih’ sehingga kegagalan alarm dapat diperbaiki dengan menggantinya.
Bagaimana jika kegagalan alarm disebabkan oleh sesuatu yang lebih dalam, apa penyebabnya secara khusus? Dalam HRO, terjadinya kegagalan diambil sebagai kesempatan untuk menggali lebih dalam detail sistem yang terlibat untuk menemukan penyebab nyata – Anda membedakan detail dalam generalisasi yang luas dan nyaman itu.
- Sensitivity to Operations (Sensitivitas terhadap Operasi)
Operasi dan aktifitas terjadi secara real time, termasuk komponen diskrit dan sistem yang mereka buat. Dengan demikian, operasi menghasilkan hasil yang dapat kita amati. HRO terus mengevaluasi hasil untuk menentukan apakah mereka benar-benar melayani tujuan organisasi. Mereka tidak berasumsi bahwa hasil yang berkelanjutan akan sama seperti yang direncanakan, diasumsikan, atau diharapkan. Operasi adalah apa yang dilakukan organisasi.
Dalam pengertian ini, HRO memperlakukan mereka sebagai pengalaman langsung dari mana pelajaran tentang organisasi dapat diambil untuk lebih meningkatkan fungsi secara real time.
- Commitment to Resiliency (Komitmen untuk Ketahanan)
“Tanda dari organisasi keandalan tinggi (HRO) bukanlah bahwa organisasi itu bebas dari kesalahan, tetapi kesalahan itu tidak menonaktifkannya.” HRO pada dasarnya adalah organisasi pembelajaran yang mudah beradaptasi. Mereka dapat mengalami kegagalan tetapi terus beroperasi dalam kondisi terdegradasi sambil mengumpulkan sumber daya untuk memulihkan kapasitas.
Untuk beroperasi seperti ini, HRO dapat mengenali anomali yang muncul meskipun keyakinan, pengalaman, atau rencana sebelumnya. Sebagian besar, ini membutuhkan pengamatan berpikiran terbuka dan kemauan untuk bereaksi dengan tepat bahkan dalam kondisi yang tidak terduga.
- Deference to Expertise (Menghormati Keahlian)
Fakta bahwa HRO harus berpikiran terbuka daripada menghakimi mengarah pada gagasan bahwa budaya HRO tunduk pada keahlian. Poin kuncinya, bagaimanapun, adalah bahwa “ahli” yang terlibat adalah orang dengan pengetahuan langsung tentang operasi pada titik kegagalan, bukan “keahlian” yang diberikan oleh otoritas hierarkis. Keahlian dapat diperoleh melalui jenjang akademis, akan tetapi juga lebih kuat lagi jika ditambah dengan pengalaman (jam terbang) sesuai dengan keahliannya.
Di HRO, ahli memiliki akses ke pelaporan ke atas, dan tidak ada intimidasi dari otoritas untuk menghambat komunikasi. Keterbukaan yang diperlukan agar HRO berhasil tergantung pada informasi yang akurat dari setiap sumber.
Dengan demikian maka, memang tidak setiap organisasi akan dapat menyesuaikan prinsip-prinsip HRO, setidaknya dalam jangka pendek. Banyak organisasi dapat meningkatkan keandalan operasional berkelanjutan dengan mengadaptasi potongan-potongan dari HRO yang disesuaikan dan dikompromikan dengan kondisi organisasi.
Seiring waktu, semakin banyak organisasi dapat ditingkatkan dengan cara ini, bergerak menuju tujuan “keandalan sempurna” dari HRO. Oleh karenanya mempelajari lebih lanjut tentang menjadikan setiap organisasi sebagai HRO menjadi sebuah keniscayaan.
Sehingga organisasi tidak akan goyah dan rapuh dengan kondisi apapun juga. Dengan menerapkan prinsip HRO dan melibatkan seluruh elemen dalam organisasi. Dia akan mampu menemukan titik keseimbangannya, kemudian melakukan perbaikan yang memadai dan terukur, dan terus berkinerja tinggi. Konsekwensinya adalah prinsip HRO juga harus diselaraskan dengan visi, misi dan tujuan dari organisasi. Jika semua berjalan dengan baik, maka akan menjadi organisasi yang memiliki keandalan yang tinggi. Ayo bikin high reliability organization di organisasi kita masing-masing. Wallahu a’lam
Asih Subagyo│Senior Researcher Hidayatullah Institute
The World of Mas Bagyo 